- Номенклатура дел является систематизированным перечнем дел, образующихся в делопроизводстве учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов. Номенклатура дел разрабатывается в учреждениях и организациях специальными структурными подразделениями (канцелярией, общим отделом) или лицами, ответственными за делопроизводство, под методическим руководством архивного учреждения.
- Какие требования предъявляются по составлению номенклатуры дел?
Документы списываются по истечении срока хранения и только за полный календарный год. Например: в августе 2011 года документы со сроком хранения 3 года списываются только по 2007 год включительно.
Следует также знать и руководителям, и главным бухгалтерам, что списание бухгалтерских документов может осуществляться только после проверок организации государственными налоговыми органами, что является одним из главных условий для списания документов.
Акты на уничтожение документов в обязательном порядке согласовываются вместе с описями на документы постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и по личному составу с экспертной комиссией соответствующего архивного учреждения.
По результатам экспертизы ценности в организации составляются описи дел постоянного, длительного (более 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении для уничтожения документов, не внесенных в НАФ и сроки хранения которых закончились.
Основными нормативными и методическими пособиями, которые используются во время проведения экспертизы ценности, являются «Перечень типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с обозначением сроков хранения документов», утвержденный приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20 июля 1998 года 41 и зарегистрированный в Министерстве юстиции Украины 17 сентября 1998 года за 576/3016 и номенклатура дел.
Современные нормативно-правовые акты по вопросам архивного дела обозначают экспертизу ценности документов как всестороннее изучение документов с целью внесения их в Национальный архивный фонд или изъятия из него и установления сроков хранения документов, что не подлежат внесению в НАФ.
- Ни одно общество не в состоянии сохранить всю создаваемую им документацию в полном объеме, так как сохранение документов связано со значительными материальными затратами. Кроме того, большая часть документов утрачивает свою ценность и практическое значение через определенный период времени, и дальнейшее их хранение является нецелесообразным. В связи с этим осуществляется экспертиза ценности информации, что содержится в документах. Для обеспечения сохранности документов рекомендуем после окончания делопроизводственного года проводить экспертизу ценности документов.
- Для чего проводится экспертиза ценности документов?
На хранение в архивный отдел принимаются документы только от ликвидированных предприятий, учреждений и организаций.
Документы должны быть сформированы в дела и переплетены в жесткие обложки в соответствии с архивными требованиями, а также - опись дел постоянного хранения (если есть документы НАФ), опись дел по личному составу, историческая справка.
Если предприятие ликвидируется и у него существует орган высшего уровня, документы передаются последнему. Если не существует ни органа высшего уровня, ни правопреемника, документы по личному составу передаются в соответствующее архивное учреждение в упорядоченном состоянии.
«Правилами работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций», утвержденных приказом Государственного комитета Архивов Украины 16.03.2001 года 16 и зарегистрированными в Министерстве юстиции Украины 8.05.2001 года 407 /5598 предусмотрен порядок передачи документов в случае реорганизации или ликвидации предприятия. Так, при реорганизации предприятия с передачей его функций другому предприятию последнее принимает по акту документы по личному составу и документы, незаконченные в делопроизводстве.
- Подготовка документов для передачи на хранение в архивный отдел включает проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел, составление описей дел и актов об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в Национальный архивный фонд.
- Каков порядок подготовки документов для передачи на хранение в архивный отдел Луганского городского совета?
Целый ряд вопросов наших читателей связан с сохранностью документов на предприятиях, их восстановлением в случае утери и передачей документов на хранение в архивный отдел Луганского горсовета. Сегодня на эти вопросы отвечает начальник этого отдела ДИБРОВА Анна Егоровна. Пишет газета «Жизнь Луганска».
Городской архив - на страже интересов луганчан
Загрузка. Пожалуйста, подождите...
Городской архив - на страже интересов луганчан » Сайт Луганского городского совета и Луганского городского головы
Комментариев нет:
Отправить комментарий